Referenzprüfungen bei Bietern für ein CMS #

Diese Seite richtet sich an die Beschaffungsstelle oder das Gremiumsmitglied, das die Referenzen eines Bieters prüft. Sie erklärt, wie Sie in einer Ausschreibung nach Referenzen fragen, wie Sie ein Gespräch führen, welche Fragen Fakten zu einem Exponential-Projekt zutage bringen und wie Sie die Kontaktdaten der Referenzen schützen. Sie nennt selbst keine Referenzen: Die Dokumentation von Exponential veröffentlicht keine Liste von Kunden aus dem öffentlichen Sektor, und Sie sollten sich nur auf Referenzen stützen, die der Bieter angibt und die Sie überprüfen.

Inhalt #

1. Referenzen in der Ausschreibung verlangen
2. Wie Bieter Referenzen erhalten
3. Ein Referenzgespräch führen
4. Fragen zu einem Exponential-Projekt
5. Prüfen, was Sie selbst prüfen können
6. Personenbezogene Daten der Referenzkontakte
7. Das Ergebnis festhalten

Referenzen in der Ausschreibung verlangen #

Provide <n> references for projects comparable in <scope, size, sector> completed in the last <n> years.
For each reference give: organization, project scope, period, the product and version used, the bidder's role,
a contact who agreed to be called (role, e-mail, phone), and the public address of the site if it is public.
We may contact any reference. References from the bidder's own group or staff are not accepted.

Legen Sie in der Ausschreibung fest, wie Referenzen verwendet werden: als Prüfung der Erfahrung mit bestanden oder nicht bestanden oder als bewertetes Kriterium. Viele Vergaberegeln lassen Referenzen nur für die Auswahl der Bieter (ihre Eignung) zu, nicht für die Bewertung des Angebots; prüfen Sie Ihre.

Wie Bieter Referenzen erhalten #

Partner des Exponential-Programms sind angehalten, Kunden für jede Stufe der Erlaubnis einzeln zu fragen - Nennung des Namens, Logo, Zitat, Referenzgespräche, Fallstudie - und einen Kunden zu respektieren, der seine Zustimmung zurückzieht (Kundenreferenzen). Daher gilt:

• Ein genannter Kunde ist nicht automatisch eine Referenz, die Sie anrufen dürfen; der Bieter muss bestätigen, dass der Kontakt zugestimmt hat.
• Eine Referenz kann die Zahl der Gespräche pro Jahr begrenzen; planen Sie Ihres früh ein.

Ein Referenzgespräch führen #

1. Vereinbaren Sie einen Termin per E-Mail; nennen Sie die Dauer von etwa 30 Minuten und die Themen, die Sie behandeln.
2. Stellen Sie jeder Referenz jedes Bieters dieselben Fragen.
3. Fragen Sie nach Fakten und Beispielen: „Was ist passiert, als …?“ statt „Waren Sie zufrieden?“.
4. Notieren Sie nur Fakten; lesen Sie die wichtigsten Punkte am Ende vor.
5. Bedanken Sie sich beim Kontakt; geben Sie seine Antworten nicht über das hinaus an den Bieter weiter, was Ihre Regeln verlangen.

Fragen zu einem Exponential-Projekt #

Prüfen, was Sie selbst prüfen können #

• Öffentliche Website: Ist die Referenz-Website öffentlich, sehen Sie sie nur mit der Tastatur und mit 200 % Zoom an; prüfen Sie, ob sie eine Erklärung zur Barrierefreiheit veröffentlicht.
• Version: Bitten Sie die Referenz, sie unter Setup > Systeminformationen abzulesen (Systeminformationen), statt sich auf den Bieter zu verlassen.
• Partnerstatus: Gibt sich der Bieter als Exponential-Partner einer bestimmten Stufe aus, prüfen Sie das dort, wo das Programm Partner veröffentlicht (Partnerverzeichnisse).
• Zertifizierungen: Das Programm nennt Zertifizierungen ab der Stufe Silver (Zertifizierungen); verlangen Sie vom Bieter einen Nachweis.

Personenbezogene Daten der Referenzkontakte #

Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Referenzkontakte sind personenbezogene Daten. Bewahren Sie sie nur in der Vergabeakte auf, geben Sie sie nur an das Gremium weiter und löschen Sie sie, wenn Ihre Aufbewahrungsregeln es vorsehen. Übernehmen Sie sie nicht in Bewertungsberichte; schreiben Sie „Referenz 1 von Bieter A“.

Das Ergebnis festhalten #

Bidder <A>   Reference <1>   Called on <date> by <evaluator initials>
Scope and version confirmed: yes / no / partly
Facts recorded per topic: <...>
Concerns: <facts only>
Outcome (per tender rules): pass / fail / score <n>

Verwandte Seiten #

• Bewertung: Übersicht
• Beschaffung: Übersicht
• Partner: Kundenreferenzen
• Freie Dokumentation: Diese Seite darf unter der GNU FDL 1.3 frei kopiert, übersetzt und verbessert werden.