DSGVO-Anfragen
Diese Seite ist für den Eigentümer oder die Person, die Datenschutzanfragen beantwortet, in einer Organisation, die mit Exponential verkauft. Sie gibt eine Routine für Anfragen von Kunden zu ihren personenbezogenen Daten vor und nennt für jede Art von Anfrage die Werkzeuge, die die Software bietet. Einen Überblick über die Verordnung finden Sie unter DSGVO-Grundlagen, und eine Übersicht, wo Daten gespeichert werden, unter Personenbezogene Daten in Exponential.
Warnung Keine Rechtsberatung. Ob und wie Sie eine Anfrage beantworten müssen, in welcher Frist und was Sie aufbewahren dürfen, entscheidet Ihr Anwalt oder Ihr Datenschutzbeauftragter. Diese Seite sagt nur, was die Software kann.
Wer was tut
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Nimmt die Anfrage entgegen und protokolliert sie | Die in Ihrer Datenschutzerklärung genannte Person |
| Bestätigt, dass die Person ist, wer sie zu sein angibt | Diese Person, mit einem Verfahren, das Sie mit Ihrer Beratung vereinbart haben |
| Entscheidet, was beantwortet, aufbewahrt oder gelöscht wird | Eigentümer, mit der Beratung |
| Findet die Daten und exportiert oder löscht sie | Administrator oder Partner, mit den passenden Berechtigungen |
| Antwortet der Person und schließt den Protokolleintrag | Die Person, die die Anfrage entgegengenommen hat |
Verwenden Sie für jede Anfrage die Vorlage für ein DSGVO-Anfragenprotokoll.
Die Arten von Anfragen und die Werkzeuge
| Anfrage | Was die Software bietet | Quelle |
|---|---|---|
| Ihre Daten einsehen | Für E-Mail-Daten: der eigene Download der Person, oder ./console exp:mail:preferences export; Prüfprotokoll-Einträge zu einem Benutzer: exp:audit export --subject-user=<id>; Bestellungen: Shop > Kunden und die Bestellansicht des Kunden; Belege können als Datei heruntergeladen werden | Compliance und DSGVO, kernel/shop/module.php |
| Ihre Daten berichtigen | Der Kunde bearbeitet sein eigenes Konto; Mitarbeitende bearbeiten den Benutzer unter Benutzer | Konten und Anmeldung |
| Ihre Daten mitnehmen | „Meine E-Mail-Daten herunterladen“ in JSON und CSV für E-Mail-Daten | DSGVO-Grundlagen |
| Ihre Daten löschen | E-Mail-Daten: exp:mail:preferences erase; das Konto: den Benutzer entfernen (endgültig, löscht auch die E-Mail-Einstellungen); Formulardaten: Setup > Gesammelte Informationen; Bestellungen: archivieren oder entfernen | Datenexport und Löschung |
| Werbung beenden | Der Link „alle optionalen E-Mails abbestellen“, oder exp:mail:suppression add | Einwilligung und Formulare |
Bestelldaten, Abonnentendatensätze des Newsletters in cjw_newsletter und Kopien in Backups werden nicht von einem
einzigen Befehl erfasst (DSGVO-Grundlagen). Planen Sie jeden dieser
Punkte mit Ihrer Beratung und Ihrem Hoster.
Bestellungen sind ein Sonderfall
Bestellungen enthalten den Namen des Kunden, seine E-Mail-Adresse und die an der Kasse eingegebene Adresse (Personenbezogene Daten in Exponential). Gleichzeitig können buchhalterische und steuerliche Vorschriften verlangen, dass Sie Bestellunterlagen über Jahre aufbewahren. Entscheiden Sie mit Ihrer Beratung, bevor die erste Anfrage eintrifft, was Sie mit Bestellungen tun, wenn jemand die Löschung verlangt:
- sie für die Frist aufbewahren, die Ihre Buchhaltungsvorschriften verlangen, und das in der Antwort sagen;
- oder sie archivieren (
shop/archiveorder), damit sie aus den täglichen Listen verschwinden; - oder sie entfernen (
shop/removeorder), wenn keine Vorschrift die Aufbewahrung verlangt.
Eine Routine
- Protokollieren Sie die Anfrage am Tag ihres Eingangs, mit Datum und Art der Anfrage.
- Bestätigen Sie die Identität der Person auf die vereinbarte Weise.
- Finden Sie die Daten: Konto, Bestellungen (per E-Mail-Adresse in der Bestellansicht des Kunden), Formulareinsendungen, E-Mail-Einstellungen, Newsletter-Datensätze und alles, was Ihre eigenen Inhaltsklassen hinzufügen.
- Entscheiden Sie mit dem Eigentümer und, wenn nötig, der Beratung.
- Handeln Sie: exportieren, berichtigen oder löschen, wie entschieden.
- Antworten Sie der Person.
- Räumen Sie auf: Löschen Sie Exportdateien, sobald die Anfrage erledigt ist; sie enthalten personenbezogene Daten (Datenaufbewahrung und Löschung).
- Schließen Sie den Protokolleintrag mit dem Datum und dem, was getan wurde.
Tipp Geben Sie die Berechtigungen für Exporte und das Lesen des Prüfprotokolls,
mailpreferences/exportundaudit/read, nur wenigen Personen, wie es die Compliance-Seite für Hoster empfiehlt (Compliance und DSGVO).
Das Prüfprotokoll
Das Prüfprotokoll ist eine Hash-Kette, daher werden einzelne Einträge nicht gelöscht; personenbezogene Felder in seinem Index werden nach einer festgelegten Zeit pseudonymisiert (Datenaufbewahrung und Löschung). Ob das in Ihrem Fall eine Löschanfrage erfüllt, ist eine Rechtsfrage für Ihre Beratung.
Verwandte Seiten
- Vorlage für ein DSGVO-Anfragenprotokoll
- Datenexport und Löschung
- DSGVO-Grundlagen
- Personenbezogene Daten in Exponential
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